7 Cara kreatif menggunakan OneDrive

5. Melihat metadata berkas

foto: tangkapan layar/techno.id/yani andriyansyah

Saat kamu mengunggah file ke OneDrive, juga akan menyertakan metadata. Ini adalah informasi selain konten itu sendiri, termasuk tanggal pembuatan, tanggal modifikasi, pembuat, ukuran file, pemilik file, riwayat versi, dan izin berbagi.

Selanjutnya, gambar akan memiliki data EXIF (Exchangeable Image File Format), metadata khusus untuk gambar. Misalnya, gambar akan menyertakan waktu pengambilan, lokasi, kamera yang digunakan, dan gambar mini. Data EXIF dapat berguna, tetapi juga dapat menimbulkan risiko privasi.

Metadata membantu saat kamu memiliki pertanyaan tentang file tertentu di OneDrive. Dengan melihat data ini, kamu dapat memahami tujuan dan konteks file tanpa melihat isinya. Itu juga membuat pencarian file lebih mudah. Misalnya  ketika kamu menginginkan file dari rentang tanggal tertentu atau dibuat oleh orang tertentu.

Untuk melihat metadata file, klik file lalu klik “Detail” di menu di bagian atas. Metadata akan berada di panel yang muncul di sebelah kanan.

6. Simpan otomatis file Microsoft Word, Excel, PowerPoint, dan OneNote

foto: tangkapan layar/techno.id/yani andriyansyah

Kamu dapat kehilangan progress pekerjaan selama berjam-jam saat menutup Word, Excel, atau PowerPoint tanpa menyimpan terlebih dahulu. Meskipun aplikasi ini memiliki fitur pemulihan untuk skenario seperti itu, mungkin file tidak akan dipulihkan seluruhgnya.

Untuk mencegah hal tersebut terjadi, kamu dapat mengaktifkan fitur penyimpanan otomatis ke OneDrive. Untuk mengaktifkan penyimpanan otomatis di aplikasi 365 (kecuali Outlook), kamu harus masuk terlebih dahulu menggunakan akun Microsoft. Untuk melakukannya, klik “Masuk” di kanan atas.

Di prompt, ikuti petunjuk untuk masuk ke akun Microsoft. Setelah masuk, klik tombol “Simpan Otomatis” di pojok kiri atas. Pilih akun OneDrive kamu, beri nama dokumen, dan klik tombol  “OK” di prompt. Setiap kali kamu membuat perubahan, maka akan disimpan secara otomatis ke cloud, berkat OneDrive.

7. Lampirkan file OneDrive ke acara kalender Outlook

foto: tangkapan layar/techno.id/yani andriyansyah

Jika memiliki acara mendatang di kalender Outlook, kamu dapat melampirkan file dari OneDrive. Bisa apa saja seperti gambar, grafik, undangan, agenda, laporan, infografis, dan proposal. Untuk melakukannya, klik kalender di menu sebelah kiri, pilih tanggal, dan klik dua kali acara untuk membukanya.

Pilih tab “Sisipkan” di jendela baru. Kemudian, klik “Lampirkan” di pojok kiri atas, pilih “Jelajahi Lokasi Web”, dan klik akun OneDrive kamu di menu. Di kotak dialog, cari file di komputer dan sisipkan.

Pilih “Bagikan Tautan” atau “Lampirkan sebagai Salinan” pada prompt. Jika kamu memilih yang pertama, orang yang memiliki akses ke acara tersebut akan melihat perubahan yang kamu  buat secara real time, sangat bagus untuk kolaborasi. Jika tidak, semua orang akan mendapatkan salinan terpisah. Ada banyak alasan bagus untuk menggunakan OneDrive selain sebagai penyimpanan online untuk dokumen dan foto.

(brl/red)