6 Langkah untuk memastikan kamu tidak pernah kehilangan file atau data di Microsoft Office

Techno.id - Dokumen Microsoft Office dapat mencakup file apa saja mulai dari rencana bisnis hingga dokumen kerja. Karena itu kehilangan file pekerjaan bisa membuat stres.Untungnya, tidak sulit untuk memastikan bahwa masalah ini tidak pernah terjadi. Berikut adalah enam langkah yang dapat kamu lakukan untuk memastikan file pekerjaan tetap aman.

1. Memiliki salinan

foto: freepik/rawpixel.com

Jika ada yang tahu tentang risiko kehilangan data, itu adalah mereka yang bekerja di bidang TI. Mereka memiliki dua pepatah yang perlu diingat. Hanya ada dua jenis orang di dunia, mereka yang kehilangan data, dan mereka yang akan kehilangan data. Untuk mengatasi masalah tersebut, sebaiknya kamu memiliki salinan data. Misalnya, salinan cadangan di drive eksternal di rumah atau kantor.

2. Pastikan simpan otomatis diaktifkan

foto: freepik/kjpargeter

Opsi ini hanya tersedia jika kamu memiliki langganan Microsoft 365. Cari saja sakelar Simpan Otomatis di kiri atas jendela dan geser ke atas. Simpan Otomatis mengharuskan dokumen disimpan di OneDrive, atau ke folder Sharepoint. Jadi jika dokumen belum disimpan di salah satu tempat tersebut, buka File > Simpan Sebagai, lalu pilih OneDrive. Kamu harus masuk ke akun Microsoft untuk melihat opsi ini, dan jika masih tidak terlihat, pilih opsi Tambahkan Tempat. Kamu kemudian harus melanjutkan pekerjaan dalam versi ini, sehingga terlindungi.

3. Mengaktifkan pencadangan OneDrive

foto: freepik/rawpixel.com

Jika mengerjakan dokumen yang disimpan secara lokal di PC Windows atau MacBook, kamu dapat memastikan seluruh folder dicadangkan ke OneDrive. Kamu hanya perlu melakukan ini sekali, dan kemudian jika terjadi sesuatu pada perangkat, kamu akan memiliki cadangan online.

Windows

1. Klik ikon OneDrive (cloud) di baki sistem untuk membuka OneDrive.

2. Klik ikon roda gigi, kanan atas, lalu pilih Pengaturan.

3. Klik pada tab Sinkronisasi dan Pencadangan, lalu tombol Kelola Pencadangan.

4. Periksa apakah folder yang kamu gunakan (misalnya, Dokumen) sedang dicadangkan. Jika tidak, cukup aktifkan.

Jika menggunakan Windows 11, kamu mungkin menemukan fitur ini aktif secara default.

MacBook

1. Kamu perlu menggunakan aplikasi OneDrive mandiri, dan ini harus versi yang diunduh dari situs web Microsoft. Versi Mac App Store tidak akan berfungsi untuk ini.

2. Setelah menginstal aplikasi, kamu harus memberinya akses disk penuh.

3. Klik menu Apple di kiri atas, lalu Pengaturan Sistem.

4. Klik Privasi & Keamanan lalu gulir ke bawah ke Akses Disk Penuh dan klik itu atau cari saja Akses Disk Penuh di bilah pencarian pengaturan.

5. Aktifkan OneDrive.

6. OneDrive berada di bilah menu MacBook dan ditampilkan sebagai ikon awan. Klik ini, lalu menu tiga titik.

7. Kemudian Preferensi > Backup > Manage Backup. Jika folder kamu ditampilkan sebagai File Dicadangkan, maka semuanya baik-baik saja. Jika tidak, cukup klik opsi Mulai Pencadangan untuk folder yang kamu inginkan.

Cara mengamankan file kerja

4. Pastikan PC atau MacBook dicadangkan secara otomatis

foto: freepik/rawpixel.com

Bekerja di cloud merupakan ide yang baik untuk memastikan bahwa PC atau MacBook kamu dicadangkan. Pastikan opsi ini diaktifkan secara otomatis. Kamu memerlukan drive eksternal yang lebih besar dari drive internal laptop kamu. Disarankan untuk menggunakannya sekitar dua kali ukurannya. Jadi jika drive PC atau MacBook kamu berukuran 1TB, gunakan drive eksternal 2TB.

Ini menciptakan ruang yang cukup untuk beberapa versi dokumen, jadi jika kamu pernah melakukan sesuatu seperti menghapus banyak teks dan kemudian menyadari bahwa kamu membutuhkannya, maka kamu dapat memulihkannya dari versi sebelumnya. Mulailah dengan menghubungkan drive eksternal Anda.

Windows

1. Di Windows 10, buka Mulai > Pengaturan Pencadangan. Di Windows 11, buka Mulai > Riwayat File.

2. Dalam kedua sstem tersebut, lanjutkan dengan memilih Tambahkan Drive > Opsi Lainnya, lalu pilih drive eksternal.

MacBook

1. Segera setelah menyambungkan drive eksternal, kamu akan ditanya apakah ingin menggunakannya sebagai drive Time Machine.

2. Katakan ya. Jika ini tidak terjadi, buka ikon Time Machine di bilah menupanah berlawanan arah jarum jam di sekitar jamlalu Buka Pengaturan Time Machine. Klik tanda plus dan pilih drive kamu.

5. Untuk dokumen besar, simpan sebagai salinan secara berkala

foto: freepik/dmitrii travnikov

Jika versi file saat ini rusak atau kamu membuat kesalahan besar seperti menghapus setengah teks secara tidak sengaja, maka ada baiknya untuk memiliki beberapa versi dokumen. Cara paling sederhana untuk melakukannya adalah dengan melakukan Save As secara berkala dan kemudian menambahkan angka ke nama file.

Misalnya, jika dokumen kamu berjudul Novel Saya, lakukan Simpan Sebagai ke Novel Saya 001. Lain kali, Novel Saya 002 dan seterusnya. Setelah pekerjaan selesai dan dikirimkan, kamu dapat menghapus semua versi sebelumnya untuk memulihkan ruang drive.

6. Simpan salinan lokal atau cloud di akhir setiap sesi kerja

foto: freepik/rawpixel.com

Jika dokumen disimpan di cloud seperti OneDrive, maka di akhir setiap sesi kerja, lakukan Simpan Sebagai ke PC atau MacBook kamu. Sebaliknya, jika salinan kerja ada di komputer kamu sendiri, lakukan Simpan Sebagai ke cloud, bisa di OneDrive, iCloud, Dropbox, atau layanan cloud lain yang kamu gunakan. Dengan begitu, jika terjadi masalah pada perangkat (laptop) kamu, maka data kamu akan terlindungi di cloud.