6 Tips dan trik cepat menggunakan Google Drive yang wajib kamu ketahui

Techno.id -

Di era digital saat ini, hampir semua orang memiliki smartphone atau komputer. Mereka condong akan menyimpan file digital ke penyimpanan cloud seperti Google Drive yang menjadi salah satu opsi paling populer.

Jika kamu adalah seseorang yang bekerja dengan file digital hari demi hari, kemungkinan Drive adalah alat yang sering digunakan. Tetapi mungkin saja kamu tidak menggunakannya secara maksimal. Padahal, Google Drive memiliki beberapa fitur penting yang dapat memudahkan pengalaman kamu. Berikut adalah enam trik Google Drive yang harus kamu ketahui.

1. Ekstrak atau cari teks dari gambar yang diunggah

foto: tangkapan layar

Jika kamu bekerja dengan foto dan teks atau tangkapan layar artikel web, dan kamu perlu menyalin teksnya, biasanya kamu akan menggunakan cara mengetik konten secara manual atau mengunggah gambar ke konverter foto-ke-teks. Meskipun cara tersebut layak, metode ini seringkali rumit dan memakan waktu, terutama dengan gambar yang lebih besar.

Solusi sederhana adalah mengunggah gambar ke Google Drive sebagai gantinya. Sebab Google Drive dilengkapi fitur untuk mengonversi file foto menjadi teks dengan beberapa klik. Fitur ini mendukung setidaknya 200 bahasa. Berikut cara menggunakan fitur ini.

1. Upload file gambar kamu dalam format JPEG, GIF, atau PNG ke Google Drive.

2. Pastikan dalam posisi tegak dan cukup tajam untuk dibaca.

3. Setelah diunggah, klik kanan pada file tersebut.

4. Buka dengan.

5. Pilih Google Dokumen.

6. File kamu kemudian akan terbuka di tab Google Dokumen terpisah. Kamu akan menemukan gambar ditempelkan di bagian atas dan teks yang dikonversi di bawahnya.

7. Bonus tambahan untuk mengunggah foto ke Google Drive adalah fungsionalitas pencarian. Kamu dapat mencari kata atau frasa apa pun yang terkandung dalam gambar yang diunggah, dan file tersebut akan muncul di hasil pencarian.

Opsi ini membuat menemukan gambar berdasarkan konten teks menjadi mudah.

2. Mencegah orang lain mengunduh file bersama

foto: tangkapan layar

Google Drive adalah salah satu aplikasi untuk berbagi file besar. Salah satu fitur yang paling umum digunakan tentu saja adalah fungsionalitas berbagi. Namun ada kalanya kamu tidak ingin orang lain mengunduh, menyalin, atau mencetak file kamu.

Tujuannya untuk melindungi informasi sensitif atau sekadar membatasi distribusi dokumen tersebut. Dalam kasus seperti itu, kamu dapat mengubah setelan berbagi Google Drive untuk mencegah orang lain melakukannya. Ikuti langkah-langkah berikut untuk menyiapkannya.

1. Klik kanan pada file yang ingin kamu bagikan.

2. Arahkan ke Bagikan > Bagikan.

3. Ketik nama atau alamat email orang yang ingin kamu ajak berbagi file.

4. Tetapkan tingkat akses Penampil atau Pemberi Komentar kepada mereka. Namun fitur ini tidak berlaku untuk pengguna dengan akses Editor.

5. Klik ikon roda gigi di sudut kanan atas kotak dialog Bagikan.

6. Hapus centang pada opsi Penonton dan pemberi komentar dapat melihat opsi untuk mendownload, mencetak, dan menyalin.

7. Tekan panah kembali untuk kembali ke kotak dialog Bagikan utama.

8. (Opsional) Tambahkan pesan untuk penerima atau hapus centang pada kotak Beri tahu orang jika kamu memilih untuk tidak mengirim pemberitahuan.

9. Tekan tombol Kirim tombol.

Saat pengguna lain atau pemberi komentar membuka file dan mengklik tab File, opsi Buat salinan, Unduh, dan Cetak akan berwarna abu-abu.

3. Navigasi lebih mudah dengan pintasan keyboard

foto: tangkapan layar

Untuk menggunakan Google Drive dengan lebih efisien, kamu perlu membiasakan diri dengan pintasan keyboardnya. Di antara yang paling berguna adalah ? yang menunjukkan lembar contekan dari semua pintasan keyboard Drive yang relevan. Ini berarti kamu tidak perlu membuang waktu mencari pintasan yang dibutuhkan secara online.

Cukup tekan ? di prompt pencarian dan cari lembar contekan untuk tindakan spesifik yang kamu cari. Berikut adalah beberapa pintasan keyboard untuk menyederhanakan penggunaan Drive.

Shift + F: Menambahkan folder baru di lokasi saat ini.

Shift + T: Membuka file Google Docs baru di tab lain.

Shift + P: Membuat file Google Slides baru.

Shift + S: Membuat file Google Spreadsheet baru.

Ctrl + Enter (Cmd + Return di Mac): Buka file yang dipilih di tab lain.

c: Memunculkan menu Baru seolah-olah kamu menekan tombol +Baru.

d: Mengalihkan panel detail untuk file atau folder yang dipilih.

m: Menampilkan pesan atau pemberitahuan terbaru yang mungkin kamu lewatkan.

n: Memungkinkan kamu mengganti nama item apa pun yang telah dipilih.

o: Buka item yang dipilih.

p: Memberikan pratinjau item yang dipilih.

q + q: Mengubah tinggi baris dan spasi item dalam tampilan daftar.

r: Mengakses menu urutkan.

s: Beri bintang atau batalkan bintang item saat ini.

t: Membuka menu pengaturan.

v: Bergantian antara tampilan kisi dan daftar.

x: Memilih atau membatalkan pilihan item.

z: Memindahkan item ke folder lain.

/: Melompat ke bilah pencarian.

.: Membagikan item yang dipilih.

6 Tips menggunakan Drive

4. Edit file tanpa koneksi internet

foto: tangkapan layar

Dengan Google Drive dan produk terkaitnya (Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan lain sebagainya) menjadi alat online. Tetapi kamu bakal frustrasi ketika saat mengerjakan file dan koneksi internet terputus. Jika mengalami masalah tersebut, pertimbangkan untuk menggunakan mode offline Google Drive. Berikut yang perlu kamu lakukan.

1. Instal ekstensi Google Documents Offline ke browser Chrome.

2. Masuk ke Google Drive.

3. Di halaman beranda Drive, pilih ikon roda gigi di pojok kanan atas.

4. Buka Pengaturan.

5. Di tab Umum, gulir ke bawah ke bagian Offline.

6. Aktifkan opsi Buat, buka, dan edit file Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide terbaru di perangkat ini saat offline.

7. Temukan file Dokumen, Spreadsheet, atau Slide yang ingin kamu akses saat offline.

8. Klik kanan pada file yang dipilih.

9. Pilih Jadikan tersedia secara offline.

Opsi ini akan menambahkan tanda centang abu-abu di sebelah file. Untuk melihat file siap offline, klik ikon Ready for offline (tanda centang di dalam lingkaran) di bagian atas halaman dan pilih Pratinjau offline.

Opsi ini akan menunjukkan kepada kamu semua file yang dapat diakses secara offline, dengan yang tidak tersedia berwarna abu-abu. Perhatikan bahwa mode offline terbatas pada satu akun Google per komputer atau profil Chrome. Jika memiliki beberapa akun, kamu harus membuat profil Chrome terpisah untuk menggunakan mode offline untuk setiap akun.

5. Mengalihkan halaman awal dari Beranda ke Drive Saya

foto: tangkapan layar

Di Akhir 2023, Google merilis pembaruan pada tata letak Drive-nya untuk menambahkan tampilan Beranda baru. Di sini kamu dapat menemukan file yang baru saja berinteraksi dengan kamu, seperti file yang telah kamu buka, modifikasi, bagikan, atau unggah, serta file yang sering kamu akses.

Ini adalah versi evolusi dari panel Saran lama yang ditemukan di bagian atas folder Drive sebelumnya. Namun, lebih dari sekadar menyarankan file berdasarkan penggunaan yang berbeda, Beranda juga dilengkapi dengan filter yang berguna seperti To do yang memungkinkan kamu memfilter file yang memerlukan tindakan, termasuk file dengan persetujuan tertunda, komentar yang diberikan kepada kamu dan permintaan transfer kepemilikan.

Meskipun halaman Beranda tidak dapat disangkal berguna untuk situasi tertentu, kamu mungkin lebih suka tetap menggunakan tab Drive Saya yang memiliki semua file dan folder yang diatur sesuai keinginan. Namun, secara default, setiap kali kamu mengunjungi situs Google Drive, itu akan secara otomatis terbuka di halaman Beranda, bukan Drive Saya. Jika kamu lebih suka mengalihkan halaman landing ke Drive Saya, ikuti langkah-langkah berikut.

1. Di halaman beranda Drive, pilih ikon Setelan di kanan atas layar.

2. Klik Pengaturan dari menu.

3. Di bawah opsi Halaman awal, pilih Drive Saya.

4. Tutup menu pengaturan, dan kamu sudah siap.

Sekarang, setiap kali membuka Drive, kamu akan langsung mendarat di Drive Saya, bukan Beranda.

6. Simpan file web ke Google Drive lebih cepat

foto: tangkapan layar

Ketika menemukan sesuatu yang menarik secara online yang ingin kamu simpan untuk digunakan nanti, naluri pertama adalah mengunduhnya atau menyimpannya sebagai tangkapan layar ke drive lokal. Tetapi ini memakan ruang dan membuat file tidak dapat diakses saat kamu jauh dari komputer. Alih-alih menyimpan semuanya di penyimpanan lokal, gunakan Google Drive sebagai gantinya.

Trik Google Chrome ini akan menghemat waktu kamu saat mengunduh file, ekstensi Simpan ke Google Drive. Begini cara menggunakannya.

1. Dapatkan Simpan ke Google Drive dari Chrome Web Store.

2. Sematkan ekstensi ke bagian atas browser dengan mengklik ikon Ekstensi di kanan atas dan memilih pin di sebelah Simpan ke Google Drive.

Untuk menyimpan postingan blog di Drive

1. Kunjungi posting blog yang kamu minati.

2. Klik ekstensi Simpan ke Drive di pojok kanan atas.

3. Tunggu hingga ekstensi selesai mengonversi halaman ke PNG. Jika mau, kamu dapat mengubah format file menjadi HTML, MHT, atau Google Documents di opsi ekstensi.

4. (Opsional) Di jendela Simpan ke Google Drive, pilih Ganti nama untuk mengubah nama file atau Sampah untuk menghapus file dari Drive kamu.

Untuk menyimpan foto langsung ke Drive

1. Klik kanan pada foto yang kamu temukan secara online.

2. Pilih Simpan Gambar ke Google Drive.

3. Apa pun yang kamu simpan menggunakan ekstensi akan muncul di Google Drive akun yang saat ini masuk ke Chrome.