Jangan lakukan 8 hal ini saat Anda mengirim email!

Techno.id - Di era digital seperti sekarang, email adalah salah satu sarana komunikasi utama bagi sebagian besar orang. Siswa atau mahasiswa hingga karyawan kerap menggunakan layanan email karena dianggap sebagai layanan berkirim pesan yang efektif dan efisien, terlepas dari apa pun jenis layanan yang digunakan.

Meski telah menjadi pilihan utama berkomunikasi banyak orang, sayangnya tak semua paham bagaimana sebenarnya mengirim email yang benar. Terlebih mengirim email ke orang yang posisi alias jabatannya lebih tinggi atau perannya penting terhadap tugas atau pekerjaan yang sedang diemban.

Masih banyak orang kerap melakukan kesalahan-kesalahan fatal saat hendak mengirim email ke rekanan kerja, dosen pembimbing, klien, atau ke atasan di kantor. Hal ini tentunya dapat menyebabkan orang yang menerima email akan merasa jengah karena menerima email yang isinya kurang sesuai.

Nah, supaya Anda juga tak terjebak melakukan hal yang sama maka cobalah untuk menyimak ulasan yang kami kutip dari BusinessInsider (23/4/16), berikut ini mengenai hal atau kebiasaan yang tak boleh dilakukan saat Anda mengirim email.

1. Penggunaan singkatan, emoticon, tanda baca

Untuk beberapa kondisi, penggunaan singkatan lalu emoticon dan tanda baca memang dapat mempermudah proses komunikasi dan mencairkan komunikasi yang dinilai terlalu kaku. Namun, jika Anda mengirimkan email atau pesan ke orang yang jabatan atau posisinya lebih tinggi maka kami sarankan untuk menggunakan hal-hal tersebut di atas.

Pasalnya, penggunaan tanda baca berlebihan lalu emoticon dan singkatan dirasa kurang cocok saat digunakan untuk berkomunikasi secara formal terutama saat komunikasi yang dilakukan sifatnya penting. Selain itu, tak semua orang terkadang paham dengan singkatan yang dibenamkan pada pesan. Terlebih jika orang yang Anda kirimi pesan usia dan pergaulannya tak sepadan dengan Anda.

2. Menggunakan struktur kalimat yang amat kaku

Meski penggunaan singkatan, emoticon, dan tanda baca memang tak terlalu disarankan pada saat Anda mengirim pesan kepada orang penting untuk suatu keperluan yang penting juga, namun menggunakan struktur kalimat yang terlalu kaku juga tak terlalu kami sarankan. Pasalnya, saat Anda menggunakan sturktur kalimat yang terlalu kaku maka penerima pesan akan merasa sedang tak berkomunikasi dengan manusia.

Hindari penggunaan struktur kalimat konvensional dan juga hindari penggunaan struktur kalimat yang sama saat berkirim pesan via email.

3. Melibatkan semua orang dalam percakapan di sebuah thread email

Sebisa mungkin, Anda tidak melibatkan semua orang terlebih yang tak berkepentingan dalam sebuah thread email. Misalnya, Anda melibatkan semua rekanan kerja di divisi pada sebuah thread percakapan email Anda dengan si bos, padahal percakapan tersebut lebih fokus pada Anda dan juga bos.

Selain tak etis, melibatkan orang tak berkepentingan pada thread percakapan di email dapat menambah jumlah 'sampah' pada akun email pengguna lainnya.